HB Dent · Cómo cambiar de software dental
Migrar de Dentalink u otro software dental a HB Dent: guía
Para migrar de Dentalink u otro software dental a HB Dent, primero revisa qué información puedes exportar. Después valida una muestra, define qué se trasladará y acuerda una fecha de corte. La migración se confirma caso por caso; un archivo de pacientes no equivale al expediente completo.
Por el equipo de HB Sistemas · Actualizado el
Hallazgos por pieza y superficie en el odontograma FDI.
Recorrido de HB Dent con datos de demostración.
Cambiar de software dental es un proyecto de continuidad de atención: el equipo debe encontrar al paciente correcto, entender el tratamiento en curso y reconocer lo que ya se pagó y lo que falta por coordinar. Esta guía sirve para evaluar un traslado desde Dentalink, otro sistema o una hoja de cálculo. HB Dent debe revisar los archivos disponibles antes de confirmar alcance, compatibilidad, trabajo manual, costo y plazo. El resultado esperado se define por categoría de información, en lugar de prometer una importación universal.
El punto de partida
Tu práctica tiene su propio contexto.
Qué necesitas resolver en tu práctica
Contar pacientes importados y asumir que también se trasladaron historias, imágenes y saldos.
Convertir un presupuesto pendiente en un procedimiento realizado o un pago sin revisar su significado.
Mezclar registros de personas con el mismo nombre al perder el identificador del sistema de origen.
Mantener dos agendas activas después del cambio y crear citas o cobros duplicados.
Compara con evidencia
Lista de información que debes revisar al cambiar de sistema
Esta matriz define lo que se debe examinar; no garantiza que todas las categorías puedan importarse. El equipo confirma por escrito si cada elemento se traslada, se reconstruye con revisión o se conserva como archivo consultable.
Pacientes y contactos
Identificador, nombre, fecha de nacimiento y campos de contacto disponibles.
Acentos, teléfonos, registros incompletos y posibles duplicados; no unir personas solo porque comparten nombre.
Cada registro de muestra corresponde a la persona esperada y conserva una referencia al origen.
Historia y documentos
Antecedentes, notas, fechas, autoría y documentos conservados.
Orden temporal, contenido legible y relación con el paciente; distinguir nota editable de documento histórico.
El profesional puede consultar la información acordada sin atribuirla a otra fecha o autor.
Odontogramas
Datos por pieza y superficie, notación utilizada e imágenes o documentos del gráfico, si están disponibles.
Dentición, piezas, superficies y significado de los hallazgos; comprobar si el origen exporta datos o solo una imagen.
El estado clínico se conserva según el alcance aprobado; una imagen de archivo no se presenta como odontograma editable.
Imágenes y adjuntos
Archivos originales, nombres, identificadores de paciente y fechas disponibles.
Que los archivos abran, sean legibles y mantengan el vínculo correcto; detectar enlaces que requieren la cuenta anterior.
La muestra puede abrirse por la vía acordada y cada adjunto pertenece al paciente correcto.
Planes y sesiones
Procedimientos, piezas, responsables, estados y fechas de las sesiones.
Separar lo propuesto, aceptado, realizado y pendiente; revisar cómo se representa cada estado en el destino.
El profesional identifica el siguiente paso de los tratamientos activos sin interpretar un pendiente como realizado.
Pagos y saldos
Movimientos exportables, referencias, moneda y saldo de corte por paciente.
Abonos, ajustes y cargos acordados; distinguir importar historial de registrar únicamente un saldo inicial.
Administración concilia los saldos y las diferencias quedan resueltas o documentadas antes del inicio.
Citas y seguimientos
Citas futuras, profesional, fecha, hora, estado y controles pendientes.
Zona horaria, duplicados y citas reprogramadas; un control pendiente no es una cita confirmada.
Recepción verifica la agenda del período acordado y sabe en qué sistema debe registrar los nuevos cambios.
Catálogo y equipo
Servicios, tarifas vigentes, áreas y listado de funciones que desempeña cada integrante.
Qué servicios utiliza realmente la clínica y qué permisos necesita cada persona en HB Dent.
Se configura el catálogo aprobado y cada integrante utiliza su cuenta; no se trasladan contraseñas del sistema anterior.
Hecho para tu especialidad
Herramientas para clínicas que migran desde Dentalink, otro sistema o planillas
Inventario antes del presupuesto de migración
Anota las categorías disponibles, cantidad aproximada, período histórico y formato exportable. Distingue datos estructurados, documentos y adjuntos. Identifica tratamientos activos y próximas citas, porque son los primeros que necesita recuperar el equipo.
Muestra representativa y revisable
Incluye distintos escenarios: nombres similares, dentición mixta, tratamiento por sesiones, pagos parciales, imágenes y citas futuras. Para la primera revisión comercial utiliza ejemplos ficticios o datos preparados para ese fin; acuerda un canal y responsables antes de compartir información real.
Correspondencia entre los registros
Conserva identificadores de origen y documenta cómo se relacionan con el destino. Revisa notación de piezas, superficies, estados de tratamiento, moneda, fechas y responsables. Un dato que no tiene correspondencia clara debe quedar pendiente de decisión o conservarse como documento, sin inventar una conversión.
Aceptación clínica y administrativa
El odontólogo comprueba historia, odontograma y continuidad del plan. Recepción revisa contactos y agenda; administración verifica saldos y movimientos acordados. Cada responsable valida su parte sobre una muestra y los conteos definidos para el proyecto.
Una línea continua
Cómo se organiza el trabajo.
Obtener información sobre la exportación
Pide al proveedor actual los formatos, categorías, adjuntos y condiciones de recuperación. Dentalink informa en su página de planes que permite descargar y recuperar información; eso no especifica por sí solo la estructura de cada archivo. Revisa una muestra real del formato antes de contratar el traslado.
Definir el alcance con HB Dent
Entrega el inventario y acuerda cómo revisar la muestra. Documenta qué se importa, qué requiere trabajo manual y qué se conserva como archivo. Define responsables, costos, exclusiones y una prueba de aceptación; no deduzcas compatibilidad porque un archivo tenga extensión CSV o Excel.
Ensayar con los casos acordados
Comprueba identificadores, campos, relaciones y adjuntos de la muestra. Haz que clínica, recepción y administración revisen sus propios escenarios. Corrige las correspondencias antes de aplicar el criterio al conjunto completo de información.
Fijar el corte y conservar el respaldo
Acuerda hasta cuándo se registra en el origen y desde cuándo en HB Dent. Conserva el respaldo obtenido, define cómo trasladar cualquier cambio posterior al primer archivo y evita que el equipo continúe editando dos agendas sin una regla común.
Aceptar y dar seguimiento al inicio
Valida los conteos por categoría, los casos de muestra, los saldos y la agenda acordada. Registra incidencias con responsable de resolución. Antes de cancelar el acceso anterior, confirma que puedes consultar toda la información que decidiste conservar y que la continuidad de la atención está resuelta.
Llévalo a la práctica
Condiciones mínimas para aceptar el cambio
Existe una lista de categorías con alcance aprobado: importadas, conservadas como archivo o pendientes de resolución.
Los conteos de origen y destino están conciliados por categoría, con exclusiones y duplicados explicados.
Los casos de muestra tienen identidad, fechas, hallazgos y responsables revisados por quienes usarán la información.
Los adjuntos acordados abren y los tratamientos activos tienen un siguiente paso identificable.
Administración acepta los saldos de corte y recepción confirma las próximas citas del período revisado.
El equipo sabe desde qué fecha registra cada movimiento en HB Dent y dónde consulta el archivo histórico.
Preguntas frecuentes
Lo importante antes de comenzar.
/01¿HB Dent puede importar toda mi cuenta de Dentalink automáticamente?
No se promete una importación automática completa. Primero se revisan los archivos que puedes exportar y su estructura. El equipo confirma qué categorías pueden trasladarse, qué requiere revisión manual y qué conviene conservar como archivo.
/02¿Una planilla de pacientes incluye también el odontograma y las imágenes?
No necesariamente. Un listado de pacientes puede contener solo identificación y contacto. El odontograma, los tratamientos, las notas y los adjuntos pueden exportarse por separado o con un formato diferente; deben verificarse como categorías independientes.
/03¿Cuánto demora y cuánto cuesta migrar a HB Dent?
Depende del volumen, los formatos, la calidad de los datos, los adjuntos y el alcance acordado. La cotización y el plazo se preparan después de revisar el inventario y una muestra. No se publica un tiempo ni un importe universal que pueda aplicarse a cualquier clínica.
/04¿Qué pasa si mi odontograma anterior solo se exporta como imagen?
Una imagen puede servir como referencia histórica si es legible y se conserva asociada al paciente. No equivale a datos editables por pieza y superficie. El equipo debe acordar cómo conservarla y cómo registrar el estado actual con revisión del odontólogo.
/05¿Debo cancelar el software anterior antes de empezar?
Primero obtén y verifica los archivos y confirma la vía de consulta del historial conservado. Acuerda la fecha de corte y comprueba los criterios de aceptación antes de dar por finalizado el cambio. Las condiciones de cancelación corresponden a tu contrato con el proveedor de origen.
/06¿Puedo pasar desde Excel o desde expedientes en papel?
Se puede evaluar el proyecto según lo que exista. Una planilla requiere revisar campos e identificadores; los expedientes en papel necesitan un plan de digitalización y revisión. El alcance se confirma antes de contratar, sin tratar una fotografía o una transcripción como un historial estructurado ya validado.
/07¿Dónde debo enviar los expedientes para una cotización?
Empieza por describir categorías, cantidades aproximadas y formatos, usando ejemplos ficticios cuando sea posible. Acuerda con el equipo el canal y los responsables antes de compartir archivos reales. Un formulario comercial general no necesita historias clínicas identificables para iniciar la evaluación.
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